I vantaggi di una postazione lavorativa ordinata
Mantenere in ordine la propria postazione lavorativa porta molteplici vantaggi:
- aiuta a trovare prima e più velocemente le cose che si cercano senza spostare pile di documenti e oggetti;
- fa una buona impressione ai superiori, che interpretano l’ordine esterno come un perfetto equilibrio interiore;
- permette al personale addetto alle pulizie di spolverare la postazione senza fare pericolosi slalom tra penne, post-it, cancelleria varia e documenti, con il rischio di spostare involontariamente cose che si vorrebbe rimanessero assolutamente dove sono.
In questo articolo daremo qualche utile consiglio per dare un aspetto decoroso alla nostra postazione di lavoro.
1. Usare tutto lo spazio a disposizione
Organizzare lo spazio in zone, ognuna con una propria specifica funzione, è la soluzione ottimale. Se si ha a disposizione un armadietto, lo si deve usare per riporre cose che usiamo tutti i giorni, ma che non vogliamo o non possiamo lasciare in vista sulla scrivania. Ogni spazio dell’armadio dovrebbe però avere un contenuto uniforme: quello per la cancelleria, quello per i documenti, quello per gadget vari (come cuffie o caricabatterie) e quello per le scorte alimentari (salutista o amante degli snack un po’ meno salutari, uno snack a portata di mano può sempre essere utile per concedersi un momento di pausa e staccare dal lavoro che si sta facendo).
2. Non utilizzare i monitor come lavagne
La funzione dei monitor è quella di permetterci di interagire con il computer. Non sono delle bacheche su cui appendere post-it o addirittura annotazioni con le password dei servizi che si utilizzano. Al giorno d’oggi esistono e sono diffusissimi sistemi molto più pratici e avanzati per fare tutte queste cose. Gli schermi sono da mantenere puliti, perché la polvere tende a depositarcisi sopra con una velocità supersonica. E’ importante ricordassi di posizionarli alla giusta altezza per gli occhi, un dettaglio da non dimenticare per permetterci di lavorare mantenendo una postura corretta e idonea a non ritrovarsi alla sera (o ancora peggio il weekend dopo una settimana di lavoro) con dolori alla schiena e al collo.
3. Il piano della scrivania è il nostro biglietto da visita
La tentazione di appoggiare qualcosa sopra al piano della scrivania e lasciarlo li senza più metterlo al suo posto è sempre in agguato. Ma non sia deve fare, e lo sappiamo bene. Si deve sempre prestare attenzione a non cadere nell’ossessione per l’ordine e la precisione; ma tra un estremo e l’altro esiste il giusto compromesso che ci permetterà di mantenere la nostra scrivania ordinata e idonea a svolgere le tutte le attività lavorative. Pochi oggetti disposti strategicamente danno anzi l’idea di uno spazio vissuto e di un’operatività assidua e costante. Proprio quello che piace alla maggior parte dei responsabili e dei datori di lavoro.
Il nostro consiglio, come per l’armadio, è quindi di dividere in aree anche lo spazio della tua scrivania.
4. Organizer da ufficio sì o no?
Sulla scrivania, di fronte a noi di solito si trova il monitor del nostro pc, ma non solo quello. Ci sono anche penne, post-it, biglietti da visita, gomma per cancellare e magari graffette e scotch che nella maggior parte dei casi (inutile mentire) sono in disordine. Esistono appositi e utilissimi organizer da scrivania che possono aiutarci a dare un senso a tutto quello che abbiamo davanti, avendo uno scomparto per tutto ciò di cui abbiamo bisogno.
5. Cosa tenere alla nostra sinistra
I documenti su cui stiamo lavorando, quelli che sappiamo che avremo bisogno di consultare nell’immediato o comunque durante la giornata. Fogli pinzati, un’agenda, una brochure, un libro daranno l’idea di un work in progress costante ma ordinato.
6. Cosa tenere alla nostra destra
Niente.
Un bello spazio pulito e completamento sgombro darà l’idea di una persona che sa gestire le proprie responsabilità senza venirne sommerso. Se saremo in grado di tenere uno spazio libero sulla tua scrivania starà a significare che abbiamo una mente aperta e ricettiva, pronta ad accogliere nuovi stimoli in ogni momento.
7. E il resto?
“E tutto il resto?” Ottima domanda. Per l’archiviazione possiamo dotarci di cartelle, cartelline, classificatori, portadocumenti, scatole grandi o piccole, faldoni fino ad arrivare ai comuni raccoglitori. Insomma, ad ognuno di noi basterà solo trovare la soluzione migliore per se stessi e per il proprio lavoro, adottarla in maniera sistematica e riuscire così a gestire tutto quello che ci serve in maniera ordinata, precisa e facilmente ricercabile.
Da noi troverete sempre postazioni, uffici, sala riunioni e tavolo coworking in perfetto ordine.