L’utilizzo di un planner nel modo corretto può aiutare a gestire giornate e settimane piene.
Sapere di avere troppe cose da fare è di per sé travolgente, ma l’idea stessa di dover organizzare tutto e non sapere come fare è ancora più stressante.
Arrivare a fine giornata e accorgersi che non si è riusciti a svolgere tutti i compiti che ci si era programmati è davvero scoraggiante.
L’utilizzo di un planner nel modo corretto può aiutarci nell’arduo compito, assicurandoci di rimanere sulla buona strada e di utilizzare il nostro tempo con saggezza e organizzazione. Tutto questo ci permetterà di essere più efficienti e produttivi.
A ognuno la sua unità di tempo
La capacità di organizzare e pianificare in anticipo le attività varia da persona a persona.
L’ideale sarebbe riuscire a fissarsi obiettivi su un lungo periodo, magari un mese, ma non tutti sono portati a farlo.
In questi casi non bisogna scoraggiarsi; semplicemente si deve valutare di pianificare la propria giornata su base settimanale o addirittura giornaliera.
Organizzare le giornate al meglio significa poter entrare nel dettaglio degli eventi, creare delle routine e, soprattutto, non avere troppi impegni e obiettivi da affrontare nello stesso tempo.
A seconda del tipo di pianificazione che più si adatta alle nostre esigenze sarà possibile scegliere il planner che più ci consentirà di aumentare la nostra produttività.
Un’agenda per ogni attività.
Includere in un unico planner ogni impegno o aspetto della propria giornata potrebbe farci sentire come se tutto fosse “troppo”.
Andare per negozi a fare piccole spese non richiede troppo tempo (e di sicuro non è un’attività stressante), ma scriverlo nell’insieme di altri numerosi compiti da affrontare durante la giornata o la settimana potrebbe farlo apparire come un impegno enorme.
Se si è una persona a cui piace tenere sotto controllo, tutto quello che dobbiamo fare lo vogliamo vedere scritto su carta, allora bene, facciamolo, ma se questo ci opprime usiamo il nostro planner solo per le cose importanti oppure solo per gli impegni lavorativi con i quali dobbiamo sempre essere al passo.
Assicurati di creare intervalli di tempo realistici.
Spesso, quando ci poniamo un obiettivo, ci sentiamo in dovere di raggiungerlo. Ovviamente questo è essenziale per una persona in carriera e dedita al proprio lavoro, ma può portare a inutili pressioni.
Se sul nostro planner abbiamo inserito le attività in modo tale da avere a disposizione meno tempo di quello che realmente necessitano (ad esempio un’ora per completare un compito che ne richiede due), ci sentiremo come se avessimo fallito. In questo caso la colpa sarebbe nostra, ma solo perché il lasso di tempo che abbiamo considerato è irrealistico.
Esistono tanti motivi per cui potremmo non essere in grado di rispettare il nostro programma. Ecco quindi che diventa importante anche essere flessibili ed essere in grado di adattarlo ed eventualmente modificarlo in fase di esecuzione.
Quando qualcosa è completo, assicurati di spuntarlo.
Le liste lunghe fanno paura, ma non c’è niente di più soddisfacente di vederle calare ad ogni spunta nel momento in cui portiamo a termine i vari impegni e compiti che erano previsti. Spuntare ciò che abbiamo fatto non solo aiuta ad alleviare lo stress, ma evidenzia ciò che deve ancora essere completato.
Una volta che una fase è stata spuntata e completata, possiamo passare a quella successiva, aiutando il nostro piano a procedere e a funzionare senza intoppi.
Programma il tempo libero.
Indipendentemente dal fatto che vogliamo o meno scrivere sulla nostra agenda i momenti di tempo libero, questi periodi devono assolutamente far parte della nostra programmazione giornaliera o almeno settimanale.
Spesso quando facciamo dei programmi siamo tentati a riempire ogni minuto libero, ma questo ci farà sentire sopraffatti, oberati di cose da fare e probabilmente ci ostacolerà nel riuscire ad attenerci al 100% alla nostra pianificazione.
Che si tratti di una pausa pranzo o di un’ora per guardare la TV, di fare sport, di recarci nel nostro coworking preferito, assicuriamoci di avere del tempo per noi stessi.
Se riusciremo a mantenere questa buona pratica ci renderemo conto che tutti gli ambiti della nostra vita, anche quella lavorativa, ne gioveranno. Quando saremo sul posto di lavoro, nel nostro ufficio o nella nostra postazione, riusciremo ad essere molto più produttivi, concentrati e focalizzati nel raggiungimento degli obiettivi.
È un cattivo progetto quello che non ammette modifiche.
(cit. Publilio Siro)