La presentazione persuasiva – AreaW.
“Non hai una seconda occasione per fare una prima buona impressione”.
Inizi la tua presentazione Power Point di fronte a una platea che dovrebbe essere interessata e attenta a quello che stai dicendo. Inaspettatamente ti rendi conto che non è così. Il livello di attenzione è davvero molto basso e qualcuno rischia di addormentarsi.
Ci si deve rendere conto di tutto ciò e bisogna cercare di capire quali possono essere la cause.
Le immagini prima delle parole
Una cosa importante da tenere sempre a mente è che l’individuo comune non riesce a leggere e ascoltare contemporaneamente in maniera produttiva. Pertanto, quello che mostriamo alla platea a livello visivo è più rilevante di ciò che diciamo con migliaia di parole scritte su una slides.
Prepararsi alla presentazione
Prima di realizzare la nostra presentazione è utile porsi delle domande che ci aiuteranno e ci guideranno nella stesura delle slides che utilizzeremo.
- Quanto tempo ho a disposizione? Se ho 1h di tempo devo calibrare il tutto su questa indicazione. Il tempo è una delle variabili più importanti che dobbiamo valutare nella realizzazione della presentazione.
- Qual è l’obiettivo della mia presentazione? E’ un elemento che spesso passa in secondo piano, ma questo non dovrebbe mai succedere. I contenuti trattati devono prendere vita e svilupparsi attorno al nostro obiettivo. Lo stesso tone of voice che utilizzerò sarà correlato alla tipologia di obiettivo che voglio perseguire
- Che tipo di pubblico sarà presente? Può capitare di non sapere in anticipo quale sarà il nostro pubblico e tantomeno il livello di conoscenza che avrà nei confronti dell’argomento che andremo a trattare durante la nostra presentazione. Tuttavia, se è un’informazione che siamo in grado di riuscire a ottenere, possiamo prepararci e regolare la nostra presentazione anche rispetto a questa variabile, adeguando il nostro linguaggio e i termini tecnici che utilizzeremo.
- Qual è il beneficio che avranno i miei spettatori? Dobbiamo riuscire a far sì che i nostri uditori tornino alle loro case permeati di informazioni, emozioni e nozioni utili alla loro formazione.
Struttura e grafica delle slides
Le schede della nostra presentazione devono essere chiare.
Delle slides poco leggibili e con colori che le rendono nell’insieme di difficile comprensione non ci aiuteranno di certo ad attirare l’attenzione dei nostri ascoltatori.
Sarà importante impostare e utilizzare un contrasto elevato tra testo e sfondo per aumentarne la leggibilità.
Non dobbiamo mai dimenticarci di immedesimarci nel nostro pubblico e di pensare a come potrà percepire la nostra presentazione. Qualcosa che a noi può piacere molto ad altri potrebbe risultare non gradevole.
Dimensione del testo
Ovviamente più la dimensione del testo aumenta più sarà di facile lettura e comprensione.
Un consiglio è quello di limitare i font utilizzati nella presentazione, sia per una questione di ordine estetico, sia perché spesso quelli molto particolari o artistici sono anche i più difficili da capire dal punto di vista grafico.
Il numero di parole inserite su ogni slides va limitato. Se sono troppe possono creare confusione e far diminuire l’attenzione dei partecipanti.
Una slides ideale non contiene più di 17 parole.
I concetti da esporre, soprattutto se complessi, vanno organizzati su un numero di slides adeguato, in modo tale da poterne realizzare di più snelle e con meno testo. In questo modo l’occhio dell’interlocutore può concentrarsi su ciò che è realmente fondamentale e importante.
Non trasformiamo i nostri documenti Word in slides! Un mero copia/incolla da testo a slides non significa fare una presentazione efficace. Ricordiamo sempre che gli interlocutori o ci ascoltano o leggono le slides. Trasmettere due messaggi contemporaneamente non è funzionale alla nostra presentazione.
Le persone non vogliono sentirci leggere, ma vogliono assistere alla nostra performance.
Rapporto tra testo e immagini
Testo e immagini devono essere proporzionati e coerenti tra loro. L’uno deve essere a supporto delle altre per trasmettere il messaggio che vogliamo dare in maniera corretta e idonea.
Sfondo
Scegliere un colore a tinta unita è sempre la scelta migliore. Vari studi dimostrano che il bianco, in particolare, risulta sempre essere l’opzione migliore. Con il bianco non si sbaglia mai. In caso siate indecisi optate sempre per il colore neutro.
Immagini
L’elemento fondamentale delle nostre slide sono le immagini. Le persone ricordano il 10% di quello che ascoltano e il 65% di quello che vedono.
Nei momenti critici, quelli in cui l’attenzione è veramente bassa e la platea si sta “perdendo”, la giusta immagine può riportare tutti all’ordine. A intervalli studiati “osate”. L’immagine giusta ci può aiutare a riportare l’attenzione, magari accompagnandola con qualche momento di teatrale silenzio.
A livello tecnico, l’importanza maggiore la rivestono i pixel; è necessario scegliere immagini che abbiano una risoluzione sufficientemente alta per la tipologia di supporto che dovremo utilizzare.
Standard grafici
Le tecniche per la memorizzare immagini sono fondamentalmente due:
- La rappresentazione a punti (detta anche Raster);
- La rappresentazione vettoriale.
L’immagine raster (in italiano griglia) è quella composta da una griglia di punti detti di forma quadrata chiamati pixel.
Ogni pixel possiede determinate informazioni di colore e il loro insieme va a creare l’immagine.
Il metodo di colore più utilizzato è l’RGB (Red-Green-Blue)
La proprietà più importante di un’immagine raster è la risoluzione. Questa è data dal numero di pixel contenuti in una certa unità di misura che per standard è il pollice inglese (inch). Il rapporto che interessa è il numero di punti per pollice: più alto è, più alta sarà la risoluzione dell’immagine e di conseguenza la qualità della stessa.
Le risoluzioni ottimali sono: 300ppi (punti per pollice) per la stampa e 72ppi per lo schermo.
L’immagine vettoriale viene creata grazie a un insieme di forme geometriche (punti, linee, curve e poligoni) ai quali possono essere attribuiti sia punti che colori.
Il fatto che queste immagini siano composte da forme geometriche, quindi condizionate da leggi matematiche, fa si che le operazioni di ingrandimento non vadano ad agire sulla loro risoluzione, rendendo queste immagini ingrandibili all’infinito senza alcuna perdita di qualità.
Metodi di colore
Il metodo RGB è un metodo di colore di tipo additivo, perché tutti i colori vengono creati dalla somma di Red+Green+Blu (rosso, verde e blu). La loro somma totale dà il colore bianco, la loro totale assenza il colore nero.
Per le sue caratteristiche, è un modello particolarmente adatto nella rappresentazione e visualizzazione di immagini in dispositivi elettronici. Difatti, la maggior parte dei dispositivi, normalmente, usa combinazioni di Rosso, Verde e Blu per visualizzare i pixel di un’immagine. La qualità dell’immagine potrà però essere visualizzata in maniera diversa, se visualizzata su due dispositivi differenti, in quanto i materiali usati per la costruzione degli schermi variano in base al produttore.
Il metodo CMYK (sigla di sigla di Cyan, Magenta, Yellow, Black) é il modello di colore a sintesi sottrattiva. La definizione del colore avviene tramite la regolazione della luminosità di ciascuno, così si ottengono altri colori.
Principalmente usato nei dispositivi di stampa a colori sia digitali (stampanti, plotter, ecc.) che nelle grandi macchine (stampa offset, rotocalco, ecc.) questo metodo è detto a quadrictomia, proprio perché composto da 4 canali colore (ciano, magenta, yellow, black).Come immediatamente apprezzabile nelle immagini sopra, il metodo CMYK è l’esatto opposto del RGB. Infatti, la somma dei colori utilizzati darà il nero e la loro totale assenza il bianco.
“Alle persone non interessano i dati ma l’interpretazione dei dati” (Nancy Duarte)
Non serve utilizzare dati rappresentati da grafici di difficile comprensione.
Se utilizziamo grafici semplici, caratterizzati da colori scelti bene e contenenti solo i dati essenziali che vogliamo enfatizzare, l’interlocutore verrà indirizzato verso l’unica informazione importante che noi vogliamo lui colga.
Esplicitiamo il concetto e lo supportiamo con l’immagine.
Se dobbiamo spiegare concetti che non sono semplici da esprimere chiaramente e far comprendere possiamo ricorrere all’uso di metafore, sostituendo un termine proprio, magari tecnico, con uno figurato, che lasci alla platea la possibilità di “vederlo con la mente”.
Facciamo un esempio. Come spieghereste concettualmente che differenza c’è tra 1 milione e 1 miliardo?
Una rappresentazione grafica numerica creerebbe solo noia e confusione, con i nostri interlocutori impegnati a contare gli zero dell’una o dell’altra cifra.
In questo caso potremmo trasporre il concetto utilizzando il tempo, coinvolgendo il nostro pubblico e sorprendendolo con il fatto che la differenza tra un milione e un miliardo è quella che c’è tra 11 giorni e mezzo e 31 anni e 8 mesi. Infatti, un milione di secondi equivale a 11 giorni e mezzo, mentre 1 miliardo di secondi equivale a 31 anni e 8 mesi.
Conclusione
Usiamo sempre immagini, icone e infografiche.
Non utilizziamo mai sfondi pesanti e cerchiamo di optare per temi minimal. Prestiamo sempre attenzione alle dimensioni del testo e al contrasto, utilizzando la metafora per spiegare i concetti più complessi e cercando di rendere i dati di facile comprensione.
Infine, usiamo le domande esposte all’inizio di questo articolo per progettare correttamente la nostra presentazione.
Come concludere? Fate una domanda.
Il modo migliore per ottenere una reazione da parte del nostro pubblico è semplicemente chiedere loro di fare qualcosa. Quale metodo più opportuno di suscitare una reazione se non incoraggiandone una? Fare una domanda alla fine della nostra presentazione farà sì che a ogni partecipante torni alla mente uno specifico argomento, che continuerà a rimanere impresso nella sua mente nel tempo.
Autore: dott. Simone Maculotti