Il tempo è gratis ma è senza prezzo.
Non puoi possederlo ma puoi usarlo.
Non puoi conservarlo ma puoi spenderlo.
Una volta che l’hai perso non puoi più averlo indietro.
(Harvey MacKay)
Il tempo
Il tempo è la nostra risorsa più preziosa e la cosa che più facilmente si rischia di dare per scontata. Trovare e fare propri dei metodi per organizzare le ore lavorative può rendere i tuoi compiti quotidiani più facili e la gestione del tuo tempo più soddisfacente e meno stressante.
Conoscere i propri obiettivi
Quale è il nostro obiettivo?
Il primo passo per la produttività è capire per cosa si lavora.
Inizia scrivendo una lista; mettere per iscritto ciò che si deve fare è molto utile.
Una volta stabiliti gli obiettivi, che siano solo quelli del giorno o quelli per l’anno intero, vanno visualizzati e organizzati anche mentalmente. Puoi rendere il metodo più semplice utilizzando un’agenda con cui darti delle scadenze.
Suddividere la giornata
Uno dei passi più importanti per aumentare la produttività è quello di smettere di vedere la giornata come un blocco unico e lunghissimo, o anche come due blocchi da mezza giornata.
Studi confermano che nessuno si può concentrare davvero su qualcosa per più di 45 minuti alla volta. Ispirati ai tempi della scuola, prendi la lista delle cose da fare e inseriscila in un “orario”, cambiando attività ogni volta che scatta la fine di un “periodo”. Questo metodo è molto utile anche per mantenere sotto controllo i compiti amministrativi e non lasciare che, a fine giornata, ci si sia dedicati esclusivamente a quelli.
È ormai diventato molto famoso il metodo Pomodoro, inventato dal programmatore italiano Francesco Cirillo negli anni 80: lavorare in blocchi di 25 minuti con una pausa di 5 minuti nel mezzo, per poi prendere una pausa un po’ più lunga dopo 4 blocchi. Fare delle piccole pause, durante le quali potrai dedicarti a un’attività a scelta (fare una passeggiata, prendere un caffè, fare stretching…) ti consentirà di non rimanere indietro e di mantenere alta la concentrazione per svolgere al meglio ciò che devi fare.
Rendere costruttive le distrazioni+
Trasformiamo le nostre distrazioni in momenti di ricerca!
Se non si riesce a resistere al richiamo del proprio smartphone o del proprio libro durante le ore lavorative, si deve cercare almeno di rendere questi momenti di distrazione utili e produttivi. Se ciò che ci attira sono ad esempio Instagram o Facebook, va bene prendersi del tempo per esplorarli, ma ci si deve dare anche un limite. Si potrebbero usare queste “pause” social per cercare e analizzare gli hashtag più popolari del momento, per tenere d’occhio la concorrenza, o per pubblicare una domanda su un forum del nostro settore. Facendo cose come queste ci sembrerà di prendere una pausa dal lavoro, ma allo stesso tempo le ricerche ci aiuteranno a raggiungere il successo.
Non si sa mai che ispirazioni potremo trovare!
Stabilisci le priorità
Lo sappiamo tutti che non si arriva mai alla fine di queste liste! C’è sempre qualcos’altro da fare, un altro compito da finire o altri punti da inserire. Per questo motivo un altro consiglio da seguire è quello di stabilire le priorità: metterle in chiaro e concentrarsi su quelle per prima cosa. Solo così sapremo come muoverci e da dove iniziare.
Riconsiderare il tuo equilibrio vita-lavoro
Ognuno di noi ha il suo ritmo naturale, con momenti più e meno produttivi durante la giornata. Molti posti di lavoro stanno iniziando a rendersene conto e a dare al proprio staff più flessibilità sul come e il dove lavorare. Se si lavora come libero professionista e si possono gestire i propri orari, si dovrebbe cercare di capire quali sono le ore migliori per produrre. Molti di noi continuano la routine per abitudine, ma seguire gli orari sbagliati o non avere degli obiettivi chiari ci potrebbe portare a perdere delle grandi opportunità. Introducendo delle piccole modifiche alla nostra routine e mantenendo una mentalità aperta, potremmo iniziare a vedere dei grandi cambiamenti e, accumulando le buone abitudini, potremo utilizzare al meglio il nostro tempo e goderci la vita sempre di più.